1. Zweck und Einsatzgebiet

Die verfügbaren Funktionen stellen Informationen aus dem Projektportfoliomanagement bereit. Sie eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Führungskräfte, Portfoliomanager, Controller und Ressourcenverantwortliche bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Tabellen oder IDs, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:

• Welche Portfolios, Bereiche und Portfolioelemente existieren und wie sind sie strukturiert?
• Welche Vorhaben sind finanziell, zeitlich oder hinsichtlich ihrer Risiken kritisch?
• Wo weichen Plan, Prognose und Ist voneinander ab?
• Welche Projekte liefern den höchsten wirtschaftlichen Nutzen?
• In welchen Bereichen entstehen Kapazitätsengpässe?
• Welche Entscheidungen, Freigaben oder Meilensteine sind überfällig?

Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:

1. Portfoliostruktur: Portfolios, Portfolioarten und Bereiche bilden den organisatorischen Rahmen.
2. Portfolioelemente und Governance: Projekte, Initiativen oder Vorschläge werden anhand von Status, Priorität, Terminen, Kosten, Nutzen, Risiken und Entscheidungspunkten bewertet.
3. Finanzplanung: Finanzdaten können für einzelne Elemente und aggregiert für Portfoliobereiche nach Geschäftsjahr, Periode, Finanzart und Finanzgruppe analysiert werden.
4. Kapazitätsplanung: Ressourcenbedarfe und Kapazitätsmengen können auf Element- und Bereichsebene nach Zeitraum, Kapazitätsart und Kapazitätsgruppe ausgewertet werden.

Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lässt sich zunächst die Portfoliostruktur ermitteln, anschließend können die zugehörigen Elemente geladen und danach Finanz-, Kapazitäts- oder Entscheidungspunktdaten ergänzt werden. Dadurch sind sowohl Detailfragen als auch Managementübersichten möglich.

Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nach Möglichkeit nicht nur auflisten, sondern Abweichungen, Ausreißer und Handlungsbedarf hervorheben. Bei Finanzvergleichen sind Geschäftsjahr, Periode, Finanzsicht und Währung zu beachten. Bei Kapazitätsvergleichen müssen Einheit, Kapazitätsart und Zeitraum übereinstimmen. Technische Schlüssel und UUIDs dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen verwendet werden.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Portfoliostruktur und organisatorischer Rahmen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
PROJECT_PORTFOLIO	Liefert die vorhandenen Projektportfolios mit Art, Freigabestatus, Anlage- und Änderungsinformationen. Geeignet für Fragen wie: Welche Portfolios sind aktiv oder freigegeben? Welche Portfolios wurden zuletzt geändert?
PROJECT_PORTFOLIO_BUCKET	Liefert die Bereiche innerhalb eines Portfolios einschließlich Status, Währung, Kapazitätseinheit sowie Planungs- und Übertragungszeiträumen. Geeignet zur Analyse der organisatorischen Gliederung und der Planungsverantwortung.
PROJECT_PORTFOLIO_TYPES	Liefert die technisch definierten Portfolioarten und gegebenenfalls die zugehörige Übertragungsart. Unterstützt die Einordnung von Portfolios nach fachlichem Modell.
PROJECT_PORTFOLIO_TYPES_TEXT	Ergänzt Portfolioarten um verständliche, sprachabhängige Bezeichnungen. Wichtig für lesbare Chatbot-Antworten anstelle technischer Codes.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Wie ist das Projektportfolio nach Bereichen aufgebaut?
• Welche Bereiche sind für Finanz- oder Kapazitätsplanung geöffnet?
• Welche Portfolios besitzen noch keinen freigegebenen Status?
• Welche Portfolioarten werden im Unternehmen verwendet?

2.2 Portfolioelemente, Status, Risiken und Governance

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
PORTFOLIO_ITEM	Zentrale Funktion für Projekte, Initiativen und Vorschläge. Sie enthält unter anderem Status, Phase, Priorität, Eskalation, Budget-, Termin-, Risiko- und Besetzungsstatus, Plan- und Istkosten, Erlöse, Aufwand, Termine sowie Wirtschaftlichkeitskennzahlen wie Kapitalwert, ROI, interner Zinsfuß, Amortisationsdauer und erwarteten Nutzen. Geeignet für Portfoliocockpits, Rankings, Abweichungsanalysen und Managementberichte.
ITEM_DECISION_POINT	Liefert Entscheidungspunkte eines Portfolioelements mit Plan-, Prognose- und Istterminen sowie Status. Geeignet für Governance-Fragen: Welche Entscheidungen sind überfällig? Welche Freigaben stehen demnächst an? Wo verschieben sich Entscheidungstermine?

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Vorhaben sind eskaliert oder besitzen einen kritischen Ampelstatus?
• Welche Projekte überschreiten Budget oder Zeitplan?
• Welche Elemente haben hohe Priorität, aber einen niedrigen erwarteten Nutzen?
• Welche Vorschläge sollten aufgrund von Nutzen, Risiko und Aufwand priorisiert werden?
• Bei welchen Entscheidungspunkten besteht unmittelbarer Handlungsbedarf?

Die Funktion PORTFOLIO_ITEM ist die wichtigste Grundlage für managementorientierte Chatbot-Antworten. Sie ermöglicht eine gemeinsame Betrachtung von Wirtschaftlichkeit, Ausführungsstatus und Risiko. Dadurch kann der Chatbot beispielsweise nicht nur Projekte mit hohen prognostizierten Kosten nennen, sondern zusätzlich prüfen, ob diese Projekte einen niedrigen Kapitalwert, eine geringe Erfolgswahrscheinlichkeit oder einen kritischen Besetzungsstatus besitzen.

2.3 Finanzplanung und finanzielle Steuerung

Planungsdaten

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
PRJ_PRTFLO_FIN_PLAN_DATA_FOR_ITEM	Liefert periodische Finanzplandaten für einzelne Portfolioelemente. Geeignet für Detailanalysen nach Geschäftsjahr, Periode, Finanzsicht, Finanztyp, Finanzgruppe und Währung.
PRJ_PRTFLO_FIN_PLAN_DATA_FOR_BUCKET	Liefert aggregierte Finanzplandaten für Portfoliobereiche. Geeignet für Budgetverteilung, Bereichsvergleiche und die Erkennung finanzieller Schwerpunkte oder Engpässe.

Finanzsichten, Einstellungen und Zuordnungen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
PROJECT_PORTFLO_FINANCIAL_TYPE	Beschreibt die eingesetzten Finanzsichten und deren Verwendung für Bereiche, Elemente oder Initiativen. Hilft zu klären, welche Plan- oder Istsicht für eine Auswertung fachlich relevant ist.
PRJ_PORTFLO_FIN_PLN_STTG	Liefert Einstellungen der Finanzplanung, etwa Roll-up-Quelle, Controllingversion, Betragsart und Anwendbarkeit. Wichtig für die Interpretation aggregierter Werte und Planungsprozesse.
FINANCIAL_PLAN_TYPES_TO_PORTFOLIO_TYPE	Ordnet Portfolioarten die zulässigen Finanzplanarten, Finanztypen und Finanzgruppen zu. Geeignet zur Beantwortung der Frage, welche finanziellen Sichten in einem Portfolio genutzt werden können.

Finanztypen, Finanzgruppen und Texte

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
PRJ_PRTFLO_FIN_CATEGORY	Liefert Finanztypen und deren Akkumulationslogik. Unterstützt die korrekte Interpretation von periodischen und kumulierten Beträgen.
PROJECT_PORTFOLIO_FINANCIAL_GROUPS	Liefert die Zuordnung von Finanzgruppen zu Finanztypen. Ermöglicht eine fachliche Gruppierung, beispielsweise nach Kosten- oder Erlösarten.
PROJECT_PORTFOLIO_FIN_CATEGORY_TEXT	Ergänzt Finanztypen um verständliche Bezeichnungen.
PROJECT_PORTFOLIO_FIN_GROUPS_TEXT	Ergänzt Finanzgruppen um verständliche Bezeichnungen.
PROJECT_PORTFOLIO_FIN_TYPES_TEXT	Ergänzt Finanzsichten um verständliche Bezeichnungen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Bereiche oder Projekte weisen die größten Budgetabweichungen auf?
• Wie entwickeln sich geplante, prognostizierte und tatsächliche Kosten im Jahresverlauf?
• In welchen Finanzgruppen entstehen die höchsten Aufwendungen?
• Welche Projekte verursachen einen überproportionalen Anteil der Portfoliokosten?
• Wie verteilt sich das Budget auf Bereiche, Projekte und Perioden?

Für belastbare Aussagen sollte der Chatbot Plan, Prognose und Ist nur innerhalb vergleichbarer Finanzsichten und Währungen gegenüberstellen. Aggregierte Bereichswerte können je nach Einstellung aus untergeordneten Elementen hochgerollt oder eigenständig geplant sein.

2.4 Kapazitäts- und Ressourcenplanung

Planungsdaten

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
PRJ_PRTFLO_CAP_PLAN_DATA_FOR_ITEM	Liefert periodische Kapazitätsplandaten für einzelne Portfolioelemente. Geeignet zur Analyse des Ressourcenbedarfs nach Zeitraum, Kapazitätsart, Kapazitätsgruppe und Einheit.
PRJ_PRTFLO_CAP_PLAN_DATA_FOR_BUCKET	Liefert Kapazitätsplandaten für Portfoliobereiche. Geeignet für Bereichsauslastung, Ressourcenbudgets und den Vergleich von aggregiertem Bedarf.

Kapazitätssichten, Einstellungen und Zuordnungen

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
PROJECT_PORTFOLIO_CAPACITY_TYPE	Beschreibt Kapazitätssichten und deren Verwendung in Bereichen, Elementen und Initiativen.
PROJECT_PORTFLO_CAP_PLN_STTG	Liefert Einstellungen der Kapazitätsplanung, insbesondere Roll-up-Logik, Betragsart, Planungsprozesse und Anwendbarkeit.
CAPACITY_PLAN_TYPES_TO_PORTFOLIO_TYPE	Ordnet Portfolioarten die verfügbaren Kapazitätssichten, Kapazitätstypen und Kapazitätsgruppen zu.

Kapazitätsarten, Gruppen und Texte

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
PRJ_PRTFLO_CAP_CATEGORY	Liefert die definierten Kapazitätsarten, beispielsweise unterschiedliche Ressourcen- oder Aufwandsarten.
PRJ_PRTFLO_CAP_CATEGORY_TEXT	Ergänzt Kapazitätsarten um verständliche Bezeichnungen.
PRJ_PRTFLO_CAPACITY_GROUP_DETAILS	Liefert Details zur Zuordnung von Kapazitätsgruppen und Kapazitätsarten.
PRJ_PRTFLO_CAPACITY_GROUP_TEXT	Ergänzt Kapazitätsgruppen um verständliche Bezeichnungen.
VW_TYPE_CAPACITY_TEXT	Ergänzt Kapazitätssichten um verständliche Bezeichnungen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Projekte benötigen in den kommenden Monaten die meisten Ressourcen?
• In welchen Bereichen oder Kapazitätsgruppen entstehen Spitzenbedarfe?
• Welche Projekte konkurrieren im gleichen Zeitraum um dieselbe Ressourcengruppe?
• Wie verteilt sich der Kapazitätsbedarf auf Portfoliobereiche und Perioden?
• Welche Vorhaben haben einen kritischen Besetzungsstatus und gleichzeitig einen hohen geplanten Aufwand?

Kapazitätsdaten bilden primär den Bedarf beziehungsweise die geplante Menge ab. Eine echte Überlastungsanalyse setzt voraus, dass der verfügbare Kapazitätsrahmen ebenfalls in der verwendeten Planungssicht enthalten oder aus den Bereichsdaten ableitbar ist. Der Chatbot sollte Mengen nur dann addieren oder vergleichen, wenn die Einheiten übereinstimmen.

2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:

• Portfoliocockpit: Portfolios und Bereiche mit Portfolioelementen verbinden; kritische Budget-, Termin-, Risiko- und Besetzungsstatus zusammenfassen.
• Budgetsteuerung: Elementstammdaten mit periodischen Finanzplandaten kombinieren; Abweichungen nach Bereich, Projekt, Finanzgruppe und Zeitraum analysieren.
• Ressourcensteuerung: Kapazitätsplandaten mit Priorität, Zeitplanstatus und wirtschaftlichem Nutzen der Portfolioelemente verbinden.
• Investitionspriorisierung: ROI, Kapitalwert, Amortisationsdauer, erwarteten Nutzen, technische und wirtschaftliche Erfolgswahrscheinlichkeit sowie Risiko gemeinsam bewerten.
• Governance-Monitoring: Entscheidungspunkte mit Elementstatus, Eskalation und Prognoseterminen verbinden, um überfällige oder gefährdete Entscheidungen zu identifizieren.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Managementübersicht zum Portfoliostatus

Erstelle eine Managementübersicht über alle aktiven Portfolioelemente. Zeige je Element Status, Priorität, Budgetstatus, Zeitplanstatus, Risikostatus, Besetzungsstatus und Eskalationskennzeichen. Hebe die zehn kritischsten Elemente hervor und erläutere kurz, warum Handlungsbedarf besteht. Gruppiere das Ergebnis nach Portfoliobereich.

Dieser Prompt liefert ein kompaktes Portfoliocockpit und verbindet organisatorische Struktur mit den wichtigsten Steuerungsindikatoren.

2. Budget-, Kosten- und Prognoseanalyse

Analysiere für das aktuelle Geschäftsjahr die finanzielle Situation des Portfolios. Vergleiche je Portfoliobereich und Portfolioelement Budget, Plankosten, Istkosten und prognostizierte Gesamtkosten. Zeige die größten absoluten und prozentualen Abweichungen, nenne die betroffenen Finanzgruppen und formuliere die wichtigsten finanziellen Risiken für das Management.

Der Prompt unterstützt Budgetkontrolle, Forecasting und die Identifikation wesentlicher Kostentreiber.

3. Kapazitätsengpässe und Priorisierung

Untersuche den Kapazitätsbedarf der nächsten zwölf Monate nach Portfoliobereich, Kapazitätsart und Kapazitätsgruppe. Identifiziere Perioden mit besonders hohem Bedarf und zeige, welche Portfolioelemente diese Spitzen verursachen. Berücksichtige Priorität, Besetzungsstatus, Zeitplanstatus und erwarteten wirtschaftlichen Nutzen und schlage eine sinnvolle Reihenfolge für die Ressourcenvergabe vor.

Dieser Prompt verbindet Ressourcenplanung mit strategischer Priorisierung. Vorschläge zur Ressourcenvergabe sollten als Entscheidungshilfe und nicht als automatische Entscheidung dargestellt werden.

4. Wirtschaftlichkeitsranking der Vorhaben

Erstelle ein Ranking der Portfolioelemente nach wirtschaftlicher Attraktivität. Berücksichtige Kapitalwert, ROI, internen Zinsfuß, Amortisationsdauer, erwarteten wirtschaftlichen Nutzen sowie technische und wirtschaftliche Erfolgswahrscheinlichkeit. Stelle diesen Kennzahlen die prognostizierten Kosten und das Projektrisiko gegenüber. Teile die Elemente in „priorisieren“, „weiter prüfen“ und „kritisch hinterfragen“ ein und begründe die Einordnung.

Der Prompt eignet sich für Investitionsentscheidungen und die Vorbereitung von Portfolio- oder Freigabegremien.

5. Überfällige und gefährdete Entscheidungspunkte

Zeige alle aktiven Entscheidungspunkte, deren geplanter oder prognostizierter Entscheidungstermin überschritten ist oder innerhalb der nächsten 90 Tage liegt. Ordne sie den jeweiligen Portfolioelementen und Portfoliobereichen zu. Ergänze Status, Eskalationskennzeichen, Risiko-, Budget- und Zeitplanstatus des Elements und priorisiere die Entscheidungspunkte nach Dringlichkeit.

Dieser Prompt unterstützt das Governance- und Gremienmanagement, indem Termine, Projektzustand und Handlungsdruck gemeinsam betrachtet werden.