SAP-Projektsystem (PS)-Auswertungsfunktionen für Chatbot-Anwendungen

1. Zweck und Einsatzgebiet

Die verfügbaren Funktionen stellen ausgewählte Informationen aus SAP Project System (SAP PS) bereit. Sie eignen sich insbesondere für einen Chatbot, der Projektleitung, Projektcontrolling, PMO, Einkauf, Materialdisposition und Führungskräfte bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen unterstützt.

Im Mittelpunkt steht nicht die technische Abfrage einzelner Felder oder interner Schlüssel, sondern die Beantwortung von Managementfragen wie:

• Welche Projekte und PSP-Elemente sind zeitlich kritisch?
• Wo weichen geplante, prognostizierte und tatsächliche Termine voneinander ab?
• Welche Verantwortlichen, Kostenstellen, Werke oder Profitcenter sind von Abweichungen betroffen?
• Welche Netzplanvorgänge weisen auffällige Kosten oder externe Bearbeitungspreise auf?
• Welche Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen können einen gefährdeten Ablauf beeinflussen?
• Bei welchen Projektmaterialien bestehen kurzfristige Fehlmengen oder Beschaffungsrisiken?

Die Funktionen lassen sich in vier fachliche Ebenen einordnen:

1. Projektportfolio und Projektstruktur: Projektdefinitionen und PSP-Elemente bilden den organisatorischen und hierarchischen Rahmen.
2. Netzplan und operative Ausführung: Netzpläne, Vorgänge und Beziehungen beschreiben Terminierung, Arbeitsschritte, Kosten und Abhängigkeiten.
3. Materialbedarf und Beschaffung: Projektmaterialkomponenten verbinden Bedarf, Verfügbarkeit, Termine und Beschaffungsinformationen.
4. Stamm- und Customizingdaten: Projektarten, Projektprofile, Prioritäten, Netzplanprofile und Auftragsarten erklären technische Schlüssel und Steuerungsmerkmale.

Ein Chatbot kann mehrere Funktionen kombinieren. Beispielsweise lassen sich zunächst verspätete Projekte ermitteln, danach kritische PSP-Elemente identifizieren und anschließend zugehörige Netzpläne, Vorgänge, Beziehungen oder Materialien untersuchen. Dadurch sind sowohl Managementübersichten als auch gezielte Ursachenanalysen möglich.

Besonders sinnvoll sind vergleichende und priorisierende Fragestellungen. Der Chatbot sollte Ergebnisse nicht nur auflisten, sondern Terminabweichungen, Ausreißer, Fehlmengen, fehlende Beschaffungsinformationen und möglichen Handlungsbedarf hervorheben. Bei Kostenvergleichen müssen Währung und Preisbasis übereinstimmen. Bei Terminvergleichen ist klar anzugeben, welche Terminarten und welcher Stichtag verwendet wurden. Interne Schlüssel dienen vor allem zur Verknüpfung der Daten; in der Antwort sollten bevorzugt fachliche Bezeichnungen ausgegeben werden.

Die Schnittstelle unterstützt Analyse und Entscheidungsvorbereitung. Sie ersetzt keine Buchungs-, Freigabe- oder Personalentscheidung. Ergebnisse hängen von Datenstand, Pflegequalität und Berechtigungen ab und sollten bei kritischen Sachverhalten im SAP-Quellsystem verifiziert werden.

2. Auflistung der Funktionen

2.1 Projektportfolio und Projektstruktur

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Anwendungsschnittstelle für Projektdetails	Liefert Projektdefinitionen mit Beschreibung, organisatorischer Zuordnung, Verantwortlichen, Profilen, Statusmerkmalen sowie Plan- und Prognoseterminen. Geeignet für Portfolioübersichten, Verantwortungsanalysen und die Ermittlung von Projekten mit negativer Terminprognose.
Anwendungsschnittstelle für PSP-Elementdetails	Liefert PSP-Struktur, Hierarchie, Beschreibungen, Basis-, Prognose- und Isttermine, Verantwortliche, Kostenstellen, Prioritäten sowie Kennzeichen für Planung, Kontierung und Abrechnung. Geeignet zur Analyse überfälliger Arbeitspakete und zur Zuordnung von Terminrisiken.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Projekte im Buchungskreis oder Profitcenter weisen Terminabweichungen auf?
• Wie verteilen sich laufende Projekte auf verantwortliche Personen oder Organisationseinheiten?
• Welche PSP-Elemente sind überfällig und besitzen noch kein Ist-Enddatum?
• In welchen Teilprojekten oder Hierarchieebenen häufen sich Abweichungen?
• Welche PSP-Elemente sind planungs-, kontierungs- oder abrechnungsrelevant?

Die Projektdetails sind der geeignete Einstieg für Management- und Portfoliosichten. Die PSP-Elementdetails ermöglichen anschließend den Drill-down auf Teilprojekte und Arbeitspakete. Bei der Auswertung muss die Hierarchie berücksichtigt werden, damit übergeordnete Sammelpositionen nicht undifferenziert mit operativen Arbeitspaketen verglichen werden.

2.2 Netzplan, Vorgänge und Abhängigkeiten

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Grunddaten Projektnetzplan	Liefert Netzplanköpfe mit Projekt-/PSP-Bezug, Werk, verantwortlicher Kostenstelle, Priorität, Profil, Plan-, Prognose- und Istterminen sowie Merkmalen zur Terminierung und Kalkulation. Geeignet zur Erkennung verspäteter oder besonders gesteuerter Netzpläne.
Informationen zum Netzplanvorgang über internen Schlüssel	Liefert operative Vorgänge mit Beschreibung, PSP-Bezug, Arbeitsplatz, Kostenstelle, Leistungsart, Vorgangskosten, externem Bearbeitungspreis, Lieferant, Einkaufsdaten, Priorität und Status. Geeignet für Kosten-, Beschaffungs- und Verantwortungsanalysen auf Vorgangsebene.
Beziehungen Projektnetzplan	Liefert Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen mit Beziehungsart, Zeitabstand, Einheit, Werk und Arbeitsplatz. Geeignet zur Analyse auffälliger Wartezeiten, Puffer und möglicher terminlicher Abhängigkeiten.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Netzpläne überschreiten ihren geplanten oder prognostizierten Endtermin?
• Bei welchen Netzplänen ist die automatische Terminierung oder Kalkulation deaktiviert?
• Welche Vorgänge besitzen die höchsten Kosten oder externen Bearbeitungspreise?
• Für welche extern bearbeiteten Vorgänge fehlen Bestellanforderung oder Lieferantenbezug?
• Welche Vorgänger beeinflussen einen gefährdeten Vorgang?
• Welche Beziehungen enthalten ungewöhnlich große positive oder negative Zeitabstände?

Der Netzplankopf zeigt, dass eine Abweichung besteht. Vorgänge und Beziehungen helfen dabei, mögliche operative Ursachen einzugrenzen. Hohe Kosten oder lange Zeitabstände sind zunächst Auffälligkeiten und müssen mit Projektphase, Leistungsumfang und Vergleichsfällen bewertet werden. Eine vollständige Kritischer-Pfad-Analyse setzt konsistente Termin- und Beziehungsdaten voraus.

2.3 Materialbedarf und Beschaffung

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Daten zur Projektmaterialkomponente	Liefert Material, Beschreibung, Materialgruppe, Werk, Lagerort, Bedarfsdatum, Bedarfs-, bestätigte und eingegangene Mengen, Fehlmenge, Preis, Bestellanforderung, Lieferantenbezug, Reservierung sowie Netzplan-, Vorgangs- und PSP-Zuordnung. Geeignet für Engpass-, Verfügbarkeits- und Beschaffungsanalysen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Materialien werden in den nächsten 30 Tagen benötigt und weisen eine Fehlmenge auf?
• Wo ist die bestätigte Menge kleiner als die Bedarfsmenge?
• Welche Fehlmengen besitzen noch keine Bestellanforderung oder keinen Lieferantenbezug?
• Welche Projekte oder Vorgänge sind von kurzfristigen Materialrisiken betroffen?
• In welchen Werken, Lagerorten oder Materialgruppen häufen sich Engpässe?

Eine sinnvolle Priorisierung kombiniert den Abstand zum Bedarfsdatum, die absolute oder relative Fehlmenge und den Stand des Beschaffungsprozesses. Eine kleinere Fehlmenge mit unmittelbar bevorstehendem Bedarf kann kritischer sein als eine größere Fehlmenge mit langem Vorlauf. Der Chatbot sollte deshalb Stichtag, Priorisierungslogik und verwendete Mengeneinheiten nennen.

2.4 Stamm- und Customizingdaten

Projektarten und Projektprofile

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Projektart	Liefert oder prüft Projektartenschlüssel. Unterstützt die Abgrenzung und Gruppierung unterschiedlicher Projektklassen.
Projektart – Text	Ergänzt Projektarten um sprachabhängige Bezeichnungen und macht Auswertungen ohne reine Schlüsselanzeige verständlich.
Projektprofilcode	Liefert oder prüft Projektprofilcodes. Unterstützt die Strukturierung von Projekten nach ihrem Steuerungsrahmen.
Projektprofilcode – Text	Ergänzt Projektprofilcodes um sprachabhängige Bezeichnungen.

Prioritäten, Netzplanprofile und Auftragsarten

Funktion	Betriebswirtschaftlicher Nutzen und geeignete Fragestellungen
Prioritätscodedetails	Liefert Detailinformationen zu Prioritätscodes und unterstützt die Einordnung operativer Dringlichkeit.
Prioritätscode – Text	Ergänzt Prioritätscodes um sprachabhängige Bezeichnungen für verständliche Ranglisten und Managementberichte.
Netzplanprofildetails	Liefert Detail- und Steuerungsinformationen zu Netzplanprofilen. Unterstützt die Erklärung unterschiedlicher Netzplansteuerungen.
Netzplanprofil – Text	Ergänzt Netzplanprofile um sprachabhängige Bezeichnungen.
Auftragsart	Liefert Steuerungsmerkmale zu Planung, Status, Abrechnung, Erlösbuchung und weiteren Auftragsprozessen.
Auftragsart – Text	Ergänzt Auftragsarten um sprachabhängige Bezeichnungen.

Typische betriebswirtschaftliche Fragen:

• Welche Projektarten und Projektprofile werden verwendet?
• Welche Prioritätscodes stehen zur Verfügung und wie werden sie bezeichnet?
• Welches Netzplanprofil ist einem kritischen Netzplan zugeordnet?
• Welche Steuerungsmerkmale besitzt eine bestimmte Auftragsart?
• Wie lassen sich technische Schlüssel in einer Managementausgabe verständlich darstellen?

Die Textfunktionen sorgen dafür, dass Schlüssel und verständliche Bezeichnung gemeinsam ausgegeben werden können, beispielsweise „Priorität 1 – sehr hoch“. Detailfunktionen liefern zusätzliche Steuerungsinformationen. Diese Einstellungen müssen im Zusammenhang mit dem konkreten Projekt oder Netzplan interpretiert werden und sind nicht automatisch als allgemeine Geschäftsregel zu verstehen.

2.5 Empfohlene funktionsübergreifende Analysen

Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen entsteht durch die Verbindung mehrerer Funktionsgruppen:

• Projekt- und Termin-Cockpit: Projekte und PSP-Elemente verbinden; Plan-, Prognose- und Isttermine vergleichen und Abweichungen nach Verantwortlichem, Profitcenter oder Kostenstelle zusammenfassen.
• Terminursachenanalyse: kritische Projekte oder PSP-Elemente mit Netzplänen, Vorgängen und Beziehungen verbinden, um gefährdete Abläufe und mögliche Ursachen einzugrenzen.
• Materialrisikoanalyse: Materialkomponenten mit Netzplanvorgängen und PSP-Elementen verbinden, um Engpässe ihrem Projekt, Arbeitsschritt und Verantwortungsbereich zuzuordnen.
• Kosten- und Beschaffungsanalyse: Vorgangskosten, externe Bearbeitungspreise, Lieferanten- und Bestellanforderungsdaten gemeinsam untersuchen.
• Datenqualitätsmonitoring: fehlende Verantwortliche, Termine, Beschaffungsbelege oder nicht aufgelöste Stammdatenschlüssel systematisch ausweisen.

Die Filter folgen weitgehend einer SAP-typischen Selektionslogik. LOW enthält einen Einzelwert oder die Untergrenze, HIGH die Obergrenze eines Intervalls, OPTION den Vergleichsoperator und SIGN den Ein- oder Ausschluss. Der Chatbot übersetzt natürliche Formulierungen wie „zwischen Januar und März“ oder „alle außer Werk 1000“ in die passende Selektion.

3. Die fünf wichtigsten Beispielprompts

1. Managementübersicht zu Projekt- und Terminrisiken

Erstelle eine Managementübersicht über alle Projekte im Buchungskreis 1000. Vergleiche geplantes und prognostiziertes Enddatum, berechne die Abweichung in Kalendertagen und zeige die zehn größten Terminrisiken mit Projekt-ID, Beschreibung, verantwortlicher Person, Profitcenter und Status. Gruppiere das Ergebnis nach Verantwortlichem und kennzeichne fehlende Verantwortlichkeiten. Nenne Datenstand, verwendete Filter und die Anzahl der ausgewerteten Projekte.

Dieser Prompt liefert ein kompaktes Projektcockpit, priorisiert Terminrisiken und schafft die Grundlage für einen Drill-down auf PSP- und Netzplanebene.

2. Überfällige PSP-Elemente und Verantwortlichkeiten

Zeige für Projekt P-100 alle PSP-Elemente, die kein Ist-Enddatum besitzen und deren Basis-Enddatum vor dem heutigen Stichtag liegt. Berechne die Überfälligkeit in Tagen und sortiere absteigend. Ergänze Hierarchieebene, verantwortliche Person, verantwortliche Kostenstelle, Priorität sowie die Kennzeichen für Planung, Kontierung und Abrechnung. Trenne operative Arbeitspakete von übergeordneten Sammelpositionen und fasse die Abweichungen je Verantwortlichem zusammen.

Dieser Prompt verbindet Termincontrolling mit organisatorischer Verantwortung und verhindert, dass unterschiedliche PSP-Ebenen undifferenziert verglichen werden.

3. Netzplan- und Abhängigkeitsanalyse

Untersuche die Netzpläne zu Projekt P-100 auf Terminrisiken. Vergleiche geplante, prognostizierte und tatsächliche Start- und Endtermine. Lade für die drei kritischsten Netzpläne die Vorgänge und Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen nach. Zeige Beziehungen mit den größten Zeitabständen sowie die betroffenen Vorgänge, Arbeitsplätze und Prioritäten. Erläutere, welche Abhängigkeiten zuerst fachlich geprüft werden sollten.

Dieser Prompt führt von der Auffälligkeit auf Netzplankopfebene zu möglichen operativen Ursachen und unterstützt die Vorbereitung eines Terminreviews.

4. Materialengpässe und Beschaffungsrisiken

Liste für Werk 1000 alle Projektmaterialkomponenten mit Bedarfsdatum in den nächsten 30 Tagen und positiver Fehlmenge. Zeige Material, Beschreibung, Netzplan, Vorgang, PSP-Element, Bedarfsdatum, Bedarfsmenge, bestätigte Menge, eingegangene Menge, Fehlmenge, Bestellanforderung und Lieferant. Priorisiere zuerst nach verbleibenden Tagen bis zum Bedarf und danach nach relativer Fehlmenge. Kennzeichne Fälle ohne Bestellanforderung oder Lieferantenbezug und fasse die Risiken je Projekt zusammen.

Dieser Prompt erstellt eine unmittelbar bearbeitbare Engpassliste für Projektleitung, Disposition und Einkauf und macht unvollständige Beschaffungsprozesse sichtbar.

5. Kosten und externe Bearbeitung auf Vorgangsebene

Ermittle für Projekt P-100 die 15 Netzplanvorgänge mit den höchsten Vorgangskosten oder externen Bearbeitungspreisen. Gib Netzplan, Vorgang, Beschreibung, PSP-Element, Werk, Arbeitsplatz, Kostenstelle und Leistungsart, Vorgangskosten, Währung, externen Bearbeitungspreis, Lieferant und Bestellanforderung aus. Vergleiche nur Werte mit gleicher Währung und kompatibler Preisbasis. Gruppiere die Ergebnisse zusätzlich nach Kostenstelle und Lieferant.

Dieser Prompt identifiziert kostenrelevante Vorgänge und unterstützt die Vorbereitung einer fachlichen Prüfung durch Projektcontrolling und Einkauf.